Saiba como organizar documentos do escritório e a papelada de outros cômodos da casa

Muita gente acaba não se dando conta, mas organizar as papeladas (documentos, recibos, contas e certificados) é uma das coisas mais importantes que existem. Afinal, são muitos os papéis que têm grande importância nas nossas vidas – a certidão de nascimento, por exemplo, é um documento que você não pode perder de jeito nenhum. Então, para que você mantenha tudo sempre devidamente organizado e armazenado, nós separamos umas dicas infalíveis. É só continuar lendo!

Comece separando os papéis por assuntos e categorias

Antes de iniciar a organização de toda a papelada, será necessário fazer uma separação e triagem daquilo que é realmente necessário. Ou seja, todos os papéis sem valor (recibos que já perderam a validade, por exemplo) devem ser descartados. Isso porque eles só fazem volume em casa e acabam atrapalhando a arrumação.

Mas lembre que você não pode sair descartando todos os papéis. Documentos em geral (RG, certidão de nascimento, carteira de trabalho, certificados de escola e faculdade etc.) devem ser guardados permanentemente, com todo o carinho e atenção. Escrituras de imóveis e os documentos do carro, por exemplo, também devem ser devidamente armazenados em um local mais seguro e longe da umidade.

Depois de fazer esse levantamento dos documentos, você deve separá-los por categorias ou assuntos, etiquetando as pilhas de papéis para não se perder. A seguir, listamos as principais seções que você pode usar para se guiar na organização:

– Educação (boletins, históricos escolares, trabalhos diversos e certificados de cursos)

– Saúde (encaminhamentos médicos, receitas, exames importantes, atestados e por aí vai)

– Documentos pessoais (RG, CPF, carteira de trabalho, título de eleitor, carteira de motorista, de vacinação e outros documentos pessoais)

– Documentos de trabalho (contratos de trabalho, de estágio e qualquer documento relacionado ao trabalho)

– Casa (escritura e documentos importantes relacionados ao imóvel)

– Carro (CRLV, CRV e, se preferir, a carteira de motorista, em vez de guardá-la na sessão “documentos pessoais”)

– Notas fiscais (garantias de compras de diferentes produtos)

– Contas pagas (separar pelos setores: luz, telefone, internet e outros)

– Pets (para quem tem animais em casa, é importante ter uma seção para guardar os documentos, carteira de vacinação, exames e receitas de remédios só dos bichinhos)

Depois de categorizar os papéis, organize tudo em pastas

Agora que o trabalho pesado e mais demorado já foi feito, você só precisa organizar os papéis em pastas coloridas para diferenciar bem os documentos guardados. Outra dica interessante é usar pastas sanfonadas e, assim, destinar cada divisória para guardar uma seção de papéis. Você pode, por exemplo, ter uma pasta sanfonada transparente para organizar a categoria “Contas pagas”. Nela, use uma divisória para as contas de luz, outra para as de telefone, mais uma para as de internet e assim por diante.

Caso você queira economizar espaço, uma boa dica é deixar todos os documentos guardados em uma única pasta grande e sanfonada. No entanto, é importante garantir que haja divisórias suficientes para armazenar todos os papéis necessários. Mas se o volume de documentos for muito grande, o ideal é usar pastas coloridas (mesmo que mais finas) para separar e guardar a papelada, sempre seguindo as categorias que citamos mais acima.

Por fim, organize as pastas dentro de uma caixa

Depois de organizar todos os papéis em suas respectivas categorias (lembre-se de etiquetar tudo!), você também deve pensar em um lugar seguro para guardar as pastas. Neste caso, o ideal é recorrer às caixas organizadoras, que podem ser feitas de papelão, tecido, plástico, madeira ou metal – basta escolher a sua preferida.

O importante é destinar um compartimento fechado para isolar os documentos da umidade e deixá-los armazenados no mesmo local, facilitando o acesso. Vale lembrar que pastas soltas são mais fáceis de perder e podem dar um aspecto mais zoneado ao ambiente. Por isso, guarde-as em uma caixa e esta, por sua vez, em um armário ou estante do escritório de casa. Não tem erro!